Kopia dokumentacji

Informacja na temat dostępności i kosztów wykonywania kopii dokumentacji medycznej pacjentów Instytutu.

Każdy podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej pacjenta.

Dokumentacja medyczna pacjenta jest własnością zakładu opieki zdrowotnej

Świadczeniodawca jest zobowiązany zapewnić ochronę danych zawartych w dokumentacji medycznej!
Zakład opieki zdrowotnej ma obowiązek udostępnić dokumentację medyczną po złożeniu stosownego żądania pracownikowi Zespołu rejestracji lub złożeniu wniosku (PLIK PDF)

• pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu;
• osobie upoważnionej przez pacjenta;
• upoważnionym organom.

Dokumentacja medyczna/kopia/odpisy itp. udostępniane są bez zbędnej zwłoki.
Po śmierci pacjenta, prawo wglądu w dokumentację medyczną ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia.
Dokumentacja medyczna może być udostępniana także:

• innym podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli jest ona niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
• organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności kontroli i nadzoru;
• ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
• uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom – jeżeli badanie, którego dotyczy dokumentacja, zostało przeprowadzone na ich wniosek;
• organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności – w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
• podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
• zakładom ubezpieczeń – za zgodą pacjenta;
• lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia – w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia;
• szkole wyższej lub jednostce badawczo-rozwojowej do wykorzystania dla celów naukowych – bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

Formy udostępniania 
Dokumentacja medyczna może zostać udostępniona:

• do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych;
• poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii lub wydruków;
• poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji; (nie dotyczy pacjentów)
• za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (bezpiecznej i dedykowanej), m.in. przez IKP (Internetowe Konto Pacjenta)
• na informatycznym nośniku danych

Zasady odpłatności 
Od 4 maja 2019 r. udostępnienie kopii dokumentacji po raz pierwszy jest bezpłatne. Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej może dotyczyć całej dokumentacji medycznej lub tylko wybranej części. Przy następnym udostępnianiu tych samych dokumentów placówka medyczna może pobierać stosowne opłaty.
Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie wyciągów, odpisów lub kopii podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych pobiera opłatę, której podstawą wyliczenia jest publikowana przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wysokość przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

Maksymalna wysokość opłat za:

• jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
• jedną stronę kopii dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,00007 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale;
• sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych, jeżeli zakład prowadzi dokumentację medyczną w formie elektronicznej – nie może przekraczać 0,0004 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej (IV kwartał 2020 r.) wynoszą:

• jedna strona wyciągu lub odpisu – 10 zł,
• jedna strona kopii – 0,38 zł,
• kopia na nośniku elektronicznym – 2,00 zł.

Udostępnienie dokumentacji do wglądu na miejscu, po uprzednim uzgodnieniu terminu, jest bezpłatne.

W przypadku przesyłania dokumentacji drogą pocztową Instytut korzysta z usług Poczty Polskiej i jej opłat związanych z przesyłką tzw. pobraniową. Opłata przy odbiorze dokumentacji uwzględnia koszt kserokopii i koszt przesyłki.

Przechowywanie dokumentacji medycznej
Dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez okres 20 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu).
Po upływie określonego powyżej czasu dokumentacja medyczna powinna zostać niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta (Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 417 z późn. zmian.)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. z 2010 r. Nr 252, poz. 1697 z późn. zmian.

W trosce o zagwarantowanie dostępu do dokumentacji jedynie osobom upoważnionym, pacjentom wnoszącym o przesłanie kopii dokumentacji medycznej drogą mailową przesyłamy będzie plik zabezpieczony hasłem. Hasło to przesłane będzie SMS-em na numer telefonu pacjenta podany przy rejestracji lub w oddzielnym mailu. Dopiero wprowadzenie hasła spowoduje otworzenie się pliku z dokumentacją.